Notice d’utilisation
Application locale autonome pour organiser le pilotage RH, la traçabilité documentaire et le suivi des échéances.
L’outil s’adresse aux dirigeants, responsables RH, managers, responsables HSE, référents qualité et consultants qui souhaitent disposer d’un registre exploitable, exportable et structuré.
1. Paramétrer
- Renseigner l’entreprise, le site, les responsables et les listes métier.
- Personnaliser logo, couleurs, police, densité, références et durées de conservation.
- Vérifier le périmètre, les statuts et les règles internes applicables.
2. Saisir
- Créer le registre collaborateurs avec les champs strictement utiles.
- Ajouter absences, entretiens, formations, habilitations, actions et preuves.
- Associer les preuves aux lignes suivies et aux actions.
3. Décider et suivre
- Consulter les indicateurs, alertes, échéances et priorités.
- Générer automatiquement des actions depuis les retards détectés.
- Clôturer les actions avec preuve et vérification d’efficacité.
4. Exporter et archiver
- Exporter en JSON, CSV, XLSX, DOC compatible Word et PDF imprimable.
- Archiver les exports selon la politique interne et les exigences applicables.
- Conserver une sauvegarde JSON régulière.
Confidentialité, RGPD et limites
Les données restent dans le navigateur de l’utilisateur, sauf export volontaire. Éviter les données médicales, sensibles ou non nécessaires. Prévoir une durée de conservation adaptée, l’export des données et la suppression lorsque l’objectif de conservation est terminé.
Références à vérifier
Légifrance, Ministère du Travail, Code du travail, CNIL, INRS, documents internes, exigences clients, conventions collectives et procédures RH applicables. Les références doivent être contrôlées à la date d’utilisation.
Paramètres entreprise
Ces informations alimentent le bandeau, les exports et le rapport.
Listes métier
Une valeur par ligne. Les listes alimentent les champs et filtres.
Apparence
Réglages appliqués à l’interface et repris dans les exports.
Référentiel de suivi RH
Points de contrôle internes, fréquences et preuves attendues.
| Thème | Point de contrôle | Niveau | Fréquence | Preuve attendue | Responsable | Gestion |
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Collaborateur
Registre central alimentant les suivis, actions, preuves et exports.
| Réf. | Nom | Prénom | Service | Poste | Contrat | Entrée | Statut | Suivis | Actions | Gestion |
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Saisie RH
Absences, entretiens, formations, habilitations et suivis complémentaires.
| Réf. | Collaborateur | Type | Intitulé | Début | Échéance | Jours | Statut | Priorité | Responsable | Preuve | Observation | Gestion |
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Action RH
Constats, décisions, échéances, responsables, preuves et efficacité.
| Réf. | Collaborateur | Thème | Constat | Action | Priorité | Échéance | Statut | Responsable | Clôture | Efficacité | Preuve | Gestion |
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Preuve documentaire
Ajout local d’images, PDF, documents ou liens. Les fichiers volumineux doivent rester archivés dans l’espace documentaire interne.
| Réf. | Date | Catégorie | Objet | Fichier / lien | Responsable | Statut | Observation | Gestion |
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Monitoring
Indicateurs, alertes, cartographie simple et historique.
Collaborateurs par service
Suivis par type
Actions par statut
Priorités ouvertes
Alertes
Retards, échéances proches et éléments à compléter.
| Niveau | Thème | Collaborateur | Détail | Échéance | Action |
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Historique
Journal simplifié des opérations locales.
| Date | Utilisateur | Action | Détail |
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Exports professionnels
Les exports reprennent l’identité 3SAFE, les paramètres entreprise, les résultats, le plan d’actions et les signatures.
Signature / validation
Validation locale intégrée au rapport exportable.
| Date | Signataire | Fonction | Statut | Gestion |
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Aperçu rapport
Contenu utilisé pour les exports PDF et Word.