Notice d’utilisation détaillée
Outil local d’aide à la recherche, à la sélection, à la cotation, au plan d’actions et à l’export professionnel d’articles du Code du travail.
Fonctionnement par onglet
Chaque onglet contribue au document final. Les informations saisies dans Paramètres, Sélection, Plan d’actions, Monitoring et Signature sont reprises automatiquement dans les exports professionnels.
1. Notice — cadrage, méthode et limites
L’onglet Notice explique le périmètre de l’outil, la méthode d’utilisation, les limites et les règles de prudence. Il sert de page d’accueil pédagogique pour les utilisateurs HSE, RH, formation ou qualité.
- Lire la méthode avant une première utilisation.
- Identifier l’objectif du dossier : veille, contrôle interne, préparation d’audit, support RH/HSE ou suivi Qualiopi.
- Vérifier que les données à saisir sont nécessaires, non sensibles et compatibles avec la politique de conservation interne.
2. Paramètres — identité, apparence, listes et références
Paramètres centralise les informations reprises dans l’en-tête, les exports et les listes déroulantes. C’est l’onglet à compléter en premier pour éviter les exports génériques.
- Identité : organisme, NDA/SIRET, site, responsable, version, durée de conservation.
- Apparence : police, taille générale, taille des tableaux, densité, couleurs, logo organisme.
- Listes déroulantes : priorités, statuts, responsables et recherches rapides sont modifiables ligne par ligne.
- Références : sources officielles à vérifier et mention fixe d’avertissement reprise dans le rapport.
3. Référentiel — synthèse de l’index embarqué
Référentiel donne une vision globale de la base embarquée : nombre d’articles, corpus, parties, livres et thèmes. Il permet de comprendre le périmètre avant de rechercher.
- Utiliser la répartition par partie pour accéder rapidement à un périmètre du Code du travail.
- Contrôler les références officielles affichées avant toute décision opérationnelle.
- Les boutons de filtre renvoient vers l’onglet Recherche avec le filtre de partie déjà appliqué.
4. Recherche — filtres, tri, détail et ajout au dossier
Recherche permet d’interroger l’index par mot-clé, numéro d’article, corpus, partie, thème ou sous-thème. Les résultats sont triables et la ligne sélectionnée alimente le détail.
- Saisir un mot-clé ou un article, puis lancer la recherche.
- Utiliser les filtres combinés pour réduire le volume de résultats.
- Cliquer sur une ligne pour afficher le texte intégral.
- Ajouter l’article à la sélection ou générer une action directement depuis le résultat.
- Utiliser le lien Légifrance pour vérifier la version officielle à la date d’utilisation.
5. Sélection — panier d’articles retenus
Sélection regroupe les articles retenus pour constituer le dossier final. Chaque article peut recevoir une note utilisateur, utile pour justifier le choix, préparer une synthèse ou tracer une décision.
- Les notes sont sauvegardées automatiquement.
- Les articles peuvent être ouverts, transformés en action ou retirés.
- La sélection est reprise dans les exports PDF/DOCX/XLSX selon les cases cochées.
6. Plan d’actions — suivi, cotation et preuves
Plan d’actions transforme une recherche réglementaire en suivi opérationnel. Les champs sont modifiables dans le tableau, avec sauvegarde locale.
- Cotation automatique : gravité, urgence et complexité génèrent un score et un niveau calculé.
- Priorité : la priorité peut être saisie manuellement ou comparée au niveau calculé.
- Retard : une échéance dépassée augmente le score et alimente le monitoring.
- Preuve : renseigner un nom de fichier, un lien, une référence interne ou une observation.
7. Monitoring — indicateurs et calculs automatiques
Monitoring calcule automatiquement les indicateurs de pilotage : résultats actifs, sélection, actions ouvertes, retards, taux de clôture, score moyen, charge pondérée et nombre d’actions critiques.
- Actualiser après une série de modifications si nécessaire.
- Utiliser les graphiques pour visualiser les statuts et les thèmes dominants.
- Les calculs sont repris dans le rapport complet et dans l’export XLSX.
8. Exports — PDF A4, DOCX, XLSX, HTML, CSV et JSON
Exports génère un dossier structuré dans l’ordre paramétré : notice synthétique, paramètres, référentiel, critères de recherche, sélection, plan d’actions, monitoring, références et validation.
- PDF : utilise l’impression navigateur avec une mise en page A4 et tableaux compacts.
- DOCX : produit un document Word structuré et exploitable.
- XLSX : génère un classeur multi-feuilles avec tableaux, styles et mise en forme selon la priorité.
- JSON : permet de sauvegarder/restaurer paramètres, sélection, actions et signature.
Données, conservation et confidentialité
Données enregistrées
L’application sauvegarde localement les paramètres, les articles sélectionnés, les actions, les notes et la signature. Aucune donnée n’est envoyée à un serveur par l’application HTML autonome.
Bonnes pratiques RGPD
Limiter les données personnelles, éviter les données médicales ou sensibles, utiliser des références de dossiers plutôt que des noms lorsque cela suffit, exporter/supprimer les données selon la durée de conservation définie.
Archivage conseillé
Exporter un PDF pour le dossier final, un XLSX pour l’exploitation tabulaire et un JSON pour restaurer l’état de travail. Conserver les preuves dans le système documentaire interne de l’organisme.
Vérification obligatoire
Avant toute décision, vérifier les articles et références sur les sources officielles à la date d’utilisation : Légifrance, Ministère du Travail, INRS, CNIL, RNQ / Qualiopi selon le sujet.
Limites et vigilance réglementaire
Références officielles à vérifier
Légifrance, Ministère du Travail, INRS, CNIL, RNQ / Qualiopi selon le sujet traité, conventions collectives, accords d’entreprise et décisions administratives applicables.
Responsabilité d’utilisation
L’utilisateur reste responsable de la qualification juridique, de l’analyse terrain, des arbitrages internes, de la validation par les personnes compétentes et de l’archivage documentaire.
Recherche structurée
Filtres combinables : plein texte, article, corpus, partie, thème et sous-thème.
Résultats
Aucun résultat affiché.
| Article | Page | Corpus | Partie | Thème | Extrait | Actions |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Chargement… | ||||||
Détail de l’article
Sélectionner une ligne pour afficher le texte intégral et la structure associée.
Référentiel embarqué et sources à vérifier
Vue synthétique de l’index local et des références officielles à contrôler avant utilisation opérationnelle.
Références paramétrables
Ces références sont reprises dans les exports. Elles sont modifiables dans l’onglet Paramètres.
Répartition par partie
| Partie | Nombre d’articles | Action |
|---|
Sélection d’articles
Constituer un panier d’articles à exporter ou à rattacher à un plan d’actions.
| Article | Page | Thème | Structure | Note utilisateur | Action |
|---|
Les actions créées ici alimentent automatiquement le monitoring, le rapport PDF/DOCX et le classeur XLSX. Les listes Priorité, Statut et Responsable se règlent dans l’onglet Paramètres.
Plan d’actions avec cotation automatique
Transformer une recherche juridique en actions de suivi, preuve de décision ou amélioration continue. Les champs longs acceptent la saisie multi-lignes et sont sauvegardés automatiquement.
Suivi des actions
Les cellules sont modifiables directement. Les modifications sont sauvegardées automatiquement. Une ligne sur deux est légèrement teintée pour améliorer la lecture et la couleur de priorité reste visible en export.
| N° | Article | Constat | Action | Responsable | Échéance | Priorité | Statut | Cotation | Score | Preuve | Actions |
|---|
Les indicateurs sont recalculés automatiquement à partir de la recherche active, de la sélection et du plan d’actions. Ils sont intégrés au document final.
Monitoring et calculs automatiques
Indicateurs d’utilisation, avancement des actions, retards, score moyen, charge pondérée et synthèse des thèmes filtrés.
Statuts des actions
Top thèmes des résultats filtrés
Les exports reprennent les onglets dans l’ordre défini dans Paramètres : notice, paramètres, référentiel, recherche, sélection, actions, monitoring, références et validation.
Exports professionnels
Générer un rapport A4 PDF, un DOCX Word, un classeur XLSX avec mises en forme, un HTML, des CSV et une sauvegarde JSON.
Ordre du document final
L’ordre ci-dessous est piloté par le champ « Ordre des sections exportées » dans Paramètres. Il sert pour le PDF, le DOCX et le XLSX.
Validation / signature optionnelle
La signature est locale et peut être intégrée au rapport imprimé, DOCX et HTML. Les exports XLSX reprennent les informations du signataire.
Paramètres de l’organisme et du document
Ces informations sont reprises dans l’en-tête, les exports et les sauvegardes.
Paramètres d’apparence
Source, références et mentions fixes
Listes déroulantes paramétrables
Chaque ligne devient une valeur disponible dans l’application. Pour les recherches rapides, utiliser le format « Libellé | requête ». Ces listes alimentent les onglets Recherche et Plan d’actions.
Maintenance locale
Les paramètres, la sélection, les actions et la signature sont sauvegardés dans le navigateur. Exporter une sauvegarde JSON avant changement de poste ou nettoyage du navigateur.